List do Minister Streżyńskiej: Ministerstwo Cyfryzacji musi zadziałać jak (pozytywny) koń trojański

Symboliczny koń trojański (Burning Man, 2012)
Symboliczny koń trojański (Burning Man, 2012) https://www.flickr.com/photos/extramatic/6128749560
Początek kadencji nowego rządu to moment, gdy formują się największe oczekiwania i wymagania w stosunku do nowej politycznej drużyny. To również czas, gdy za ciosem politycznej wiktorii mogą pójść działania wcześniej niemożliwe, bądź trudne do zrealizowania. Takim wyzwaniem jest systemowa transformacja instytucji publicznych, od wewnątrz, na odpowiadające XXI-wiecznym interakcjom i oczekiwaniom społecznym.

Świeży start
Objęcie przez Annę Streżyńską stanowiska Ministra Cyfryzacji zostało pozytywnie odebrane przez opinię publiczną, media i ekspertów. Za sterem tego ważnego działu państwa staje bowiem polityk-ekspert: szanowany przez środowisko, z merytorycznego zaplecza i bezkompromisową postawą.

Przed Streżyńską stoi jednak nie lada wyzwanie. Bycie championem cyfryzacji wśród Rady Ministrów, której średnia wieku przekracza 53 lata, ze znikomym (poza sloganami o „wspieraniu biznesu i nauki” oraz „innowacyjności”) zrozumieniu dynamiki przemian cyfrowych na transformacyjny charakter państwa i świata, nie będzie łatwe.

Już powołanie w poprzedniej kadencji rządu ministerstwa z “cyfryzacją” w nazwie było ważnym krokiem naprzód. MAiC jednak niestety nie wypracował sobie pozycji super-ministerstwa, a powinien, bo cyfryzacja to absolutnie jeden z najważniejszych trendów społeczno-ekonmicznych, a jej umiejętne okiełznanie, czynnik przesądzający o kierunku rozwoju świata (a w nim, Polski).

Nie jest jeszcze jasne, w jakim kierunku podąży podział kompetencji pomiędzy Ministerstwo Administracji i Ministerstwo Cyfryzacji (dotychczasowy MAiC), ale odejście od zespolonej formuły administracji+cyfryzacji - z założenia ściśle powiązanej z procesami informatyzacji i digitalizacji państwa jako systemu - uwalnia nowo-tworzące się Ministerstwo spod ciężaru organizacyjnego dziedzictwa, jakie te działy historycznie za sobą niosły.

A to może się okazać szansą na alternatywne, lepsze poukładanie organizacji odpowiadającej za przeprowadzenie Polskich instytucji w (prawdziwie) XXI wiek. Przyjęcie roli wewnątrz-rządowego, ale jednak pozytywnego konia trojańskiego.

Zadaniem Streżyńskiej powinno być wprowadzenie cyfryzacji i towarzyszących jej przemian społecznych na pierwsze strony debaty publicznej, oraz w regularne centrum obrad Rady Ministrów. Z porywającą i inspirującą narracją, dalece wykraczającą poza dyskusje o e-usługach, przetargi na nowe częstotliwości czy komputery dla szkół.

Za tym powinny też iść bezkompromisowe wymagania w stosunku do wszystkich instytucji projektujących i implementujących cyfrowe interakcje z obywatelami.

Ambitna, XXI-wieczna transformacja cyfrowa to nie przyziemne zmiany stron internetowych instytucji publicznych czy komunikacja społeczna przez Facebooka, ani tym bardziej dodawanie przedrostka e- do każdego nowego projektu administracyjnego, czy robienie aplikacji mobilnej.

To fundamentalne przeprojektowywanie usług publicznych w makro- i mikro-skali, w oparciu o oczekiwania i interakcje użytkowników, oraz najlepsze praktyki designu i technologii. To myślenie na lata do przodu: 5-10-15 lat - i budowanie stabilnych podwalin tu i teraz.

Usługi publiczne - nowoczesne, intuicyjne, transparentne
Powiedzmy sobie szczerze. Mało kto życzyłby sobie usług publicznych o podobnej przyjemności z korzystania jak usługi Ryan Air, czy podobne, tanie substytuty.

Jeśli chcemy mieć nowoczesne i przyjazne Państwo, to jego rolą powinno być tworzenie tak dobrych interakcji usługowo-cyfrowych jakby to robiły zespoły odpowiedzialne za Airbnb czy Google. I nie ma powodów dla których Biuletyn Informacji Publicznej nie mógłby być równie dobrze zaprojektowany co Medium. A publikacje ministerialne tak dobrze złożone i zaprojektowane jakby stał za nimi zespół Monocle.

W obecnej perspektywie unijnej czeka nas historycznie niespotykany strumień pieniędzy na wzmocnienie procesów digitalizacyjnych (a dokładniej: 2,2 mld euro).

Powinniśmy go wykorzystać właśnie tak, aby w obszarze transformacji cyfrowych grać znacznie powyżej naszej ligi: kraju raczej w peletonie technologicznych innowacji.

Niestety, wciąż daleko nam do poziomu debaty publicznej i instytucjonalnych wehikułów wspierających te przemiany - jak to ma miejsce w Danii, Finlandii, Estonii czy Wielkiej Brytanii - krajach szczególnie dobrze postrzeganych za swoje dążenia do przemodelowania instytucji i relacji obywatel-Państwo z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.



MindLab, Governement Digital Service, Policy Lab UK, Open Data Institute, Alan Turing Institute czy Oxford Internet Institute, to tylko kilka przykładów.

Działania te powinny być tym bardziej realizowane, bo administracja może korzystać tu nie tylko ze światowych wzorców, ale też pracować w partnerstwie z Polakami, którzy już teraz od światowego poziomu nie odstają.

W poprzednim rządzie zaplecze ekspercko-think-tankowe dla MAiCu stanowiła Rada ds. Cyfryzacji - i w niej były pokładane nadzieje na artykułowanie podobnych narracji. Niestety, rola tego gremium nie była specjalnie eksponowana, ani tak wpływowa jak powinna - i chociaż ostatnie doniesienia medialne sugerują, że ma się to teraz zmienić, trzeba być bardzo uważnym żeby nie popełnić podobnych błędów zaniechania.

Dla wielu, problemem administracji z cyfryzacją jest enigmatycznie definiowana “mentalność”. Albo brak odpowiedniej "filozofii działania". Ja jednak uważam, że ta “mentalność” i “filozofia działania” to często wypadkowa przestarzałych praktyk i narzędzi organizacyjnych, systemowego braku kompetencji, a najczęściej po prostu słabego przywództwa. Przywództwa, dla którego wygodne jest status-quo i stąd nie podejmującego odważnych decyzji na rzecz systemowych zmian.

Aby nie pozostać gołosłowny, poniżej kilka propozycji jak to zmienić:

1. Zmianie MUSI ulec ustawa i paradygmat myślenia o roli służby cywilnej w XXI-wieku.
Najważniejsze ale i zdecydowanie najtrudniejsze zadanie. Oznacza ono bowiem naruszenie status-quo i szeregu przyjemnych posad i instytucji w całym systemie administracyjnym.

Wydawałoby się, że służba cywilna to nie kompetencja Ministerstwa Cyfryzacji. A to błąd. Jeśli przykład nie będzie szedł od instytucji "liderów opinii" – Ministerstwa Cyfryzacji i KPRM – mam wątpliwości czy ktokolwiek będzie w stanie być championem systemowych transformacji w skali całej administracji (pisałem o tym wcześniej: tutaj).

Instytucje publiczne powinny być w stanie swobodnie zatrudniać nową generację talentów – potrafiących projektować, budować i zarządzać projektami nowej ery – oferować im atrakcyjne ścieżki rozwoju, jak i możliwość swobodnego wyjścia z sektora. W tej chwili tego nie ma.

W każdej centralnej jednostce powinni pracować eksperci od designu, technicznego zarządzania projektami, marketingu, krytycznych badań nad interakcjami cyfrowymi, oraz - co równie ważne - osoby potrafiące umiejętnie zlecać dobrze przygotowane projekty poza sektor publiczny, gdy wymagają tego okoliczności.

Obecny charakter kształcenia kadr w służbie publicznej uniemożliwia sukces w tym obszarze. Narzędzia i praktyki technologiczne zmieniają się w bardzo szybkim tempie. Co 4-5 lat obserwujemy w tych dziedzinach fundamentalne zmiany, a dynamika i procesy nauki w administracji nigdy nie pozwolą jej biec wystarczająco szybko, o ile nie będzie swobodnego przepływu specjalistów pomiędzy różnymi branżami, a administracją.

Do tego potrzebna jest dalekoidąca zmiana w myśleniu o roli XXI-wiecznej służby cywilnej, poparta zmianami w ustawach. A rola Ministra Cyfryzacji musi być w tym procesie kluczowa.

2. Instytucje publiczne MUSZĄ zacząć wykorzystywać narzędzia i metodologie pracy używane w sektorze nowych technologii.
Trudno jest dzisiaj projektować usługi cyfrowe, a w szczególności usługi z wysokim poziomem interakcji między użytkownikami i instytucjami nie-publicznymi, pracując jak urząd – realizując projekty kaskadowo, asekuracyjnie i biurokratycznie.

To co odróżnia najlepsze firmy technologiczne od tych aspirujących albo walczących o przetrwanie, to właśnie nowoczesne metody, narzędzia i kultura pracy. Pozwalające pracować z dynamizmem, prototypować nowe rozwiązania i szybko weryfikować hipotezy.

Ze świeczką szukać dziś instytucji publicznych, które w profesjonalny sposób wykorzystują metody projektowania poprzez design (design-thinking), dynamiczne prototypowanie (iterative prototyping), projektowanie w oparciu o potrzeby użytkowników (human-centered design) czy super-iteratywne (agile). Oczywiście agile i podobne metody pracy nie są remedium dla każdego rodzaju projektów, ale dla tych wymagających interakcji z użytkownikami i partnerami technologicznymi – absolutnie tak.

I co ważne, nie chodzi tu o jednorazowe szkolenie z design-thinking, zrobienie wewnątrz-urzędowego unconference, czy zabawę ze Slack. To powinny być nowe standardy dotyczące filozofii i metodyki pracy nad wszystkimi interakcjami cyfrowymi na linii obywatel-Państwo, gdzie metody i narzędzia stanowią całościowy, sensowy element układanki.

3. Instytucje centralne MUSZĄ tworzyć własne, światowej klasy narzędzia, praktyki i procesy, które następnie mogą być wykorzystywane przez instytucje bez takiego zaplecza.
Trudno wymagać od urzędników w Chełmie, Chorzowie czy Terespolu bycia championami agile jeśli urzędnicy w Kancelarii Premiera czy Ministerstwie Cyfryzacji nie mają o tym zielonego pojęcia. A to właśnie ci pierwsi będą walczyć o pieniądze i projekty w nowym rozdaniu procesów cyfryzacyjnych, i tu, jeśli te będą słabo przemyślane i zaprojektowanie, pieniądzę będą przepływać przez palce.

Analogia do bizantyjskich basenów i regionalnych lotnisk realizowanych przez niektóre samorządy, jest tu jak najbardziej na miejscu. Tylko będzie dotyczyć tysięcy małych i średnich projektów cyfryzacyjnych.

Projektowane i zlecanie produktów i usług cyfrowych w 2015 roku różni się BARDZO od tego z 2007 czy 2010 roku (gdzie mentalnie administracja wciąż często rezyduje). I jeżeli chcemy mieć w przyszłości nowoczesne, intuicyjne i transparentne interakcje, to musimy nauczyć podmioty administracyjne myśleć i pracować jak instytucje dostarczające usługi technologiczne, a nie instytucje od “administrowania”.

Ministerstwo Cyfryzacji powinno być narodowym championem wprowadzania i wykorzystywania najnowocześniejszych narzędzi i metod w pracy rządowej - w tym eksperymentowania i prototypowania.

Powinno być punktem transferu najlepszych praktyk pomiędzy tym jak buduje się usługi cyfrowe w wiodących krajach na świecie (Danii, Holandii, Singapurze, Stanach Zjednoczonych czy Wielkiej Brytanii) i publicznym interfejsem w przenoszeniu tych praktyk na lokalny grunt. Na masową skalę, tak jak “skaluje się” produkty technologiczne.

Ministerstwo Cyfryzacji powinno być również instytucją odpowiedzialną za wypracowywanie i artykułowanie wizji cyfrowych interakcji wykorzystującą do tego najnowocześniejsze techniki medialne, pokazujące w porywający sposób jak technologie mogą zmieniać społeczeństwo i świat na lepsze.

Doświadczenia innych krajów w zakresie wykorzystywania do tego metod foreightowych, adoptujących nowoczesne metody badań i komunikacji - jak design futures czy spekulatywna videografia / wystawy / ekspozycje - są bardzo obiecujące i dobrze odbierane przez ekspertów i opinię publiczną.

4. Dobry design, doświadczenia użytkownika (UX) i projektowanie interakcji cyfrowych to spójny proces. Te wartości MUSZĄ być wbudowane w DNA usług publicznych.
Ministerstwo Cyfryzacji musi być również championem dobrego designu i projektowania w oparciu o potrzeby użytkowników (UX / human-centered-design), bo światowej klasy usługi są światowej klasy właśnie dlatego, że umiejętnie łączą te elementy.

Ministerstwo powinno spinać i kreować nowe instytucje odpowiedzialne za design i interakcje cyfrowe oraz strategicznie myśleć o tym jak powinna postępować dyfuzja tych praktyk na działalność systemową całej administracji. Tak, abyśmy przestali doświadczać topornie zaprojektowanych platform, brzydkich prezentacji czy set-stronnicowych raportów i opracowań.

Design powinien stać się również jedną z kluczowych kompetencji, w jaką inwestuje administracja publiczna, a procesy związane z projektowaniem nowych usług cyfrowych (absolutnie wymagających tego rodzaju umiejętności), mogą się ponownie okazać tym koniem trojańskim do lepszego wyartykułowania wartości estetyki i designu dla całości systemu administracyjnego.

Usługi cyfrowe wymagają dobrego designu i to samo powinno dotyczyć KAŻDEJ interakcji z instytucjami publicznymi.

5. Transformacja cyfrowa to proces współtworzenia produktów, usług, interakcji społecznych i rynku. Procesy przetargowe MUSZĄ wspierać te założenia.
Ministerstwo Cyfryzacji i instytucje rządowe to nie skrzyneczki ze złotem. To instytucje odpowiedzialne za usprawnianie interakcji z usługami publicznymi - i w związku z tym powinny być zarówno kreatorem rynkowym, championem nowych rozwiązań jak i ich rygorystycznym odbiorcą.

Setki milionów złotych, które na przestrzeni najbliższych lat zostaną wydane na cyfryzację to świetna okazja dla zbudowania silnego sektora prywatnego, potrafiącego tworzyć światowej klasy produkty, usługi i zespoły. Ale żeby tak się stało, trzeba wymagać, ale też realistycznie (i elastycznie) określać warunki współpracy.

Ministerstwo powinno zatem stworzyć narzędzia do tego aby procesy przetargowe były okazją do rozwoju rynku. Przejrzyste, transparentne, z jasnymi – światowej klasy -- kryteriami, otwarte dla szerokiego grona odbiorców, nie paraliżująco-asekuracyjne, nie pisane (nierzadko bełkotliwym) prawniczo-urzędniczym językiem, ale komunikujące jasno oczekiwania, zasady i badania na podstawie których zostały zainicjowane.

W tym obszarze też jest sporo pracy, bo obecne narzędzia i procedury w tym obszarze są technicznie raczej przestarzałe. A przykład powinien iść z góry.

***

Aby te działania miały szansę oderwać się od ziemi i rozpocząć proces pozytywnych zmian, kluczowa jest zdolność do egzekucji. A do tego niezbędne są instrumenty działań, wehikuły prawne oraz sprawne zespoły.

Kroki, które warto podjąć powinny uwzględniać:

1. Powołanie strategicznej grupy roboczej do zmiany ustawy o służbie cywilnej - pod przewodnictwem KPRM i Ministerstwa Cyfryzacji. Aby systemowo zmienić charakter służby publicznej na rzecz jej technologicznej profesjonalizacji.

2. Stworzenie rządowego zespołu ds. dyfuzji innowacyjnych narzędzi pracy w administracji publicznej, operującego z Ministerstwa Cyfryzacji. Aby wypracować nowe praktyki, narzędzia i programy edukacyjne dla instytucji rządowych z zakresu nowoczesnych metod pracy z produktami, usługami i narzędziami cyfrowymi.

3. Stworzenie ŚWIATOWEJ KLASY platformy oraz interfejsu na przetargi i usługi technologiczne dla instytucji publicznych. Tak aby uczestnictwo w przetargach było tak intuicyjne, jak dokonywanie zakupów na Amazonie czy Allegro.

4. Powołanie w centrum rządu (“centre of government”), czy to przy premier czy szefowej KPRM, Sekretarza Stanu odpowiedzialnego za cyfryzację i innowacyjność instytucjonalną administracji. Aby istniał wewnątrz-rządowy champion i łącznik Ministerstwa z Premierem, upewniającym się, że agenda i działania cyfrowe są priorytetem a nie kwiatkiem do kożucha rządu.

5. Zaprojektowanie, zrealizowanie i zmiana siedziby Ministerstwa Cyfryzacji na odpowiadającą duchowi nowoczesności. Nie przypadkowo Google, Facebook czy Apple z niezwykłą starannością projektują swoje biura. Miejsce pracy - jego zaprojektowanie i wynikający z tego charakter – przekładają się na kulturę organizacyjną i dynamizm instytucji.

Jeśli chcemy mieć nowoczesne, dynamiczne i transparentne instytucje publiczne, to ich otoczenie powinno to odzwierciedlać. Ministerstwo Cyfryzacji powinno być tego sztandarowym przykładem, bardziej przypominającym Google Campus czy Bilbiotekę Uniwersytecką UW, niż ponure budynki na Marszałkowskiej (albo Szucha).
Powyższe kierunki i działania to tylko skromny początek, bo na horyzoncie szereg kolejnych wyzwań związanych z wpływem cyfryzacji na gospodarkę i społeczeństwo, o fundamentalnym znaczeniu.

Postępująca automatyzacja rynku pracy i wynikające z tego rozwarstwienia kompetencyjne i społeczne. Międzynarodowa rywalizacja o talent technologiczny. Cyber-bezpieczeństwo i wiele wiele innych... Bez odpowiedniego przywództwa, wizji, sprawnych narzędzi oraz praktyk pracy - odpowiadających XXI-wiecznym interakcjom - będzie nam trudno na nie umiejętnie odpowiedzieć.

- Łukasz Alwast

Łukasz jest analitykiem i konsultantem zajmującym się zagadnieniami z pogranicza innowacji, technologii, nowoczesnych produktów i usług cyfrowych. Wcześniej związany z londyńskim centrum innowacyjności dla miast, Future Cities Catapult oraz brytyjską agencją ds. innowacyjności, Nesta; jest absolwentem studiów w Wielkiej Brytanii i w Polsce, m. in. z zakresu zarządzania technologiami oraz antropologii cyfrowej. Więcej tutaj.
Trwa ładowanie komentarzy...